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Capitolo 547. Panoramica sul funzionamento della procedura
Per mostrare il funzionamento generale della procedura SQL-Ledger, vengono mostrate maschere e modelli tradotti come dai file disponibili negli esempi che accompagnano l'opera. Tali aggiornamenti sono già stati sottoposti a chi si occupa dello sviluppo di SQL-Ledger.
Si utilizza l'utente pippo associato all'insieme di dati prova. L'utente pippo ha una propria sottodirectory di modelli personalizzabili.
547.1
Menù generale
Una volta eseguite le operazioni necessarie a creare l'insieme di dati e l'utente associato alla sua gestione, l'utilizzo vero e proprio ai fini della tenuta della contabilità avviene a cominciare dall'indirizzo http://nodo/sql-ledger/login.pl, da cui ci si identifica e si entra così nella gestione della propria azienda. In questo caso, l'utente pippo accede all'azienda contenuta nell'insieme di dati prova.
Informazioni - SQL-Ledger Versione 2.0.9 - -
Crediti verso clienti |
Inserimento scrittura|
Fattura di vendita | [IMG]
Prospetti ... |
Clienti ... | Versione 2.0.9
|
Debiti verso fornitori | Dato in licenza a
Inserimento scrittura|
Fattura di acquisto | Utente Pippo
Prospetti ... | Insieme di dati prova
Fornitori ... | Servente della base di dati localhost
|
Cassa |
Riscossione |
Pagamento |
Prospetti ... |
Conciliazione |
|
Ordini |
Ordine di vendita |
Ordine di acquisto |
Prospetti ... |
|
http://www.sql-ledger.org/
|
|
La pagina successiva al riconoscimento dell'utente è divisa in due riquadri verticali, dove a sinistra appare il menù della procedura, come presenza costante di ogni funzione selezionata. Il menù contiene diversi gruppi di funzioni:
| Gruppo | Contesto |
| Crediti verso clienti | Gestione delle vendite. |
| Debiti verso fornitori | Gestione degli acquisti. |
| Cassa | Contabilità di cassa (pagamenti e riscossioni). |
| Ordini | Gestione ordini, sia da clienti, sia verso fornitori. |
| Contabilità generale | Scritture di contabilità generale. |
| Beni e servizi | Gestione dei prodotti e dei servizi offerti o richiesti dalla gestione aziendale. |
| Prospetti | Modelli per le stampe. |
| Sistema | Configurazione dell'insieme dei dati. |
|
Quando si seleziona una voce di uno di questi gruppi di funzioni, ciò può tradursi nell'accesso a una pagina particolare o nell'aggiornamento del menù se questa voce contiene altre sottoclassificazioni.
547.2
Impostazioni e funzionalità particolari
Prima di passare alla descrizione di ciò che si può fare in pratica con la contabilità di SQL-Ledger è bene avere un'idea di alcune funzioni che sono disponibili nel menù {Sistema}.
547.2.1
Piano dei conti
La voce {Piano dei conti} del menù {Sistema} consente di accedere ad altre voci secondarie che complessivamente consentono di aggiornare il piano dei conti e i codici GIFI. Ciò consente in pratica all'utilizzatore di fare delle modifiche che riguardano la propria contabilità, senza interferire sui modelli standard da cui l'azienda viene creata.
Quando si inserisce o si modifica un conto, la maschera relativa consente di specificare una serie di caratteristiche di questo, in modo da automatizzare alcune operazioni. L'esempio seguente riguarda una situazione piuttosto complessa, riferita al conto IVA degli acquisti:
Modifica conto
Numero di conto 112004_______________
Descrizione IVA nostro credito 20 %__________________
[X] Attività [ ] Intestazione
[ ] Passività [X] Conto
Tipo di conto [ ] Capitale netto
[ ] Ricavi
[ ] Costi
Questo conto è una contropartita [ ] Crediti verso clienti [ ] Debiti
corrispondente a: verso fornitori [ ] Acquisti
Da includere nei menù a discesa dei modelli seguenti
Crediti verso Debiti verso fornitori Magazzino degli Inventario dei
clienti articoli servizi
[ ] Ricavi [ ] Acquisti/Attività [ ] Vendite [ ] Ricavi
[ ] Pagamento [ ] Pagamento [ ] Costo del vend. [ ] Costi
[ ] Imposta [X] Imposta [X] Imposta [X] Imposta
Includere questo conto nei modelli di inserimento di
clienti e fornitori, per l'inserimento successivo [X] Si [ ] No
dell'imposta nelle scritture?
Codice GIFI 1.C.II.5__
[ Salva ] [ Cancella ]
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547.2.2
Copie di sicurezza
La voce {Copia di sicurezza} del menù {Sistema} consente di accedere ad altre voci secondarie che complessivamente consentono di realizzare una copia di sicurezza dei dati utilizzati per la propria contabilità. Ciò che si ottiene è un file di testo contenente le istruzioni SQL necessarie ad azzerare le tabelle e a ripristinare il loro contenuto originario. Il file in questione può essere salvato oppure inviato attraverso un messaggio di posta elettronica.
Il ripristino dei dati deve essere attuato al di fuori della procedura, attraverso gli strumenti di PostgreSQL, utilizzando l'utenza di PostgreSQL che è stata realizzata per la creazione e la gestione dei dati di SQL-Ledger. Supponendo che l'accesso avvenga presso l'elaboratore locale e che non ci siano limitazioni particolari, si può agire così:
$ psql -f prova-2.0.9.sql prova sql-ledger[Invio]
In questo caso, si intende che il file ottenuto in precedenza dall'operazione di salvataggio sia prova-2.0.9.sql; questo file viene usato per sovrascrivere le tabelle della base di dati prova, utilizzando l'utenza sql-ledger.
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Si intende dall'esempio quanto sia facile manomettere una contabilità, pertanto è necessario che chi esegue questa operazione sia prudente e sia l'unica persona che può agire in questo modo. In pratica, se non si vogliono attuare misure troppo elaborate per controllare gli accessi al servente PostgreSQL, conviene fare in modo che sia consentito l'accesso solo dall'elaboratore locale (che ovviamente deve ospitare anche il servente HTTP), impedendo che gli utenti diversi dall'amministratore possano avere accesso a tale elaboratore.
|
547.2.3
Controllo delle revisioni
Tutti i tipi di scrittura che possono essere inseriti con SQL-Ledger sono modificabili in qualunque momento, salva la possibilità di bloccare la modifica, eventualmente indicando il limite di una certa data. Tuttavia, il blocco delle scritture fino a un certo momento potrebbe non impedire l'inserimento di altre scritture nello stesso periodo bloccato.
Dal menù {Sistema} si può accedere alla voce {Controllo delle revisioni}, da cui si ottiene una maschera simile a quella seguente:
Controllo delle revisioni
Impedisce la modifica delle scritture per tutte le date [ ] Si [X] No
Blocca le scritture fino al ____________
[ Continua ]
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In questo caso, si consente la modifica di tutte le scritture.
547.2.4
Preferenze
Attraverso la voce {Preferenze} del menù {Sistema} è possibile accedere a una maschera in cui l'utente può modificare alcune impostazioni che riguardano i dati della propria azienda:
Modifica preferenze di pippo
Nome Pippo___________
Parola d'ordine ___________
E-mail _______________________________
Firma ___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Tel. 0422,456789____
Fax 0422,456788____
Ragione sociale Azienda di prova_______________
Indirizzo via del settimo cielo, 7___________________________
I-31100 Treviso____________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
Formato della data [dd/mm/yy__]
Formato numerico [1000,00_]
Limite per i menù a discesa 200________
Lingua [Italian____________]
Insieme di caratteri _____________________
Foglio di stile sql-ledger.css_______
Porto __________________________
Partita IVA __________________________
Fine anno (mm/dd) 12/31_ Unità di misura kg____
Ultimi numeri e conti predefiniti
Conto degli acquisti [645001--Acquisti di merci_______]
Conto delle vendite [541001--Vendite di merci________]
Costi per prestazione di servizi [646001--Costi di trasporto______]
Proventi da cambio valuta [756011--Proventi finanziari vari]
Oneri da cambio valuta [655011--Oneri e perdite varie___]
Valute (si possono inserire sigle di tre lettere separate da due punti,
per esempio "EUR:USD:CAD"; è necessario indicare anche la valuta locale):
EUR______________________________________
Ultimo numero di fattura di vendita 200610000__
Ultimo numero degli ordini di vendita 200620000__
Ultimo numero degli ordini di acquisto 200640000__
Conti relativi a imposte
Tasso (%) Codice articolo
IVA nostro credito 4% 4______ _____________________
IVA nostro credito 10% 10_____ _____________________
IVA nostro credito 20% 20_____ _____________________
IVA nostro debito 4% 4______ _____________________
IVA nostro debito 10% 10_____ _____________________
IVA nostro debito 20% 20_____ _____________________
[ Salva ]
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La maggior parte delle informazioni richieste dovrebbe essere già stata definita automaticamente nel momento nella creazione dell'azienda, in base ai dati contenuti nel modello utilizzato. Si può osservare che è possibile intervenire nella sequenza di numerazione di alcuni tipi di scritture: fatture di vendita, ordini da cliente e ordini a fornitore. Dal momento che questi numeri confluiscono nella contabilità generale, può essere opportuno fare in modo di non confonderli, utilizzando un prefisso distinto. In questo caso, si propone l'indicazione dell'anno, un numero distintivo e il numero progressivo del tipo di documento. Si osservi che è necessario numerare anche gli altri tipi di scritture, che seguendo la logica dell'esempio proposto potrebbe partire da 200 600 001 (usando lo zero come numero distintivo). La tabella seguente riepiloga lo schema seguito negli esempi di questo capitolo:
| 200600001 | Primo numero per i documenti di tipo vario nell'anno 2006. |
| 200610001 | Primo numero delle fatture di vendita nell'anno 2006. |
| 200620001 | Primo numero di protocollo degli ordini da clienti nell'anno 2006. |
| 200630001 | Primo numero di protocollo delle fatture di acquisto nell'anno 2006. |
| 200640001 | Primo numero degli ordini a fornitori nell'anno 2006. |
|
L'imposta sul valore aggiunto viene gestita da SQL-Ledger in un modo abbastanza semplificato. Nell'esempio si vede l'indicazione dell'aliquota IVA a seconda del conto utilizzato: si tratta di un raggiro in mancanza di una contabilità IVA adeguata.
547.3
Scritture in contabilità generale
Si accede all'inserimento di scritture di contabilità generale attraverso la voce {Aggiungi scrittura} del menù {Contabilità generale}. Si ottiene una maschera simile a quella seguente:
Inserimento scrittura di contabilità generale
Documento _____________________ Data ____________
Descrizione ___________________________________________________
Note ___________________________________________________
Conto Dare Avere Progetto
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[ Aggiorna ] [ Salva ]
|
|
Il campo {Documento} è obbligatorio e serve a contenere un riferimento a ciò che rappresenta in forma cartacea la scrittura. A titolo di esempio viene proposta una scrittura per il versamento nel conto corrente bancario di una piccola somma:
| 200600001 | 08/10/2006 | | | |
| | Banca c/c | Versamento in banca | 250,00 | |
| | Denaro e valori in cassa | Versamento in banca | | 250,00 |
|
La scrittura si inserisce in questo modo:
Inserimento scrittura di contabilità generale
Documento 200600001____________ Data 08/10/2006__
Descrizione Versamento in banca________________________________
Note ___________________________________________________
Conto Dare Avere Progetto
[114001 -- Banca c/c________________] 250,00_______ _____________ _____________
[114005 -- Denaro e valori in cassa_] _____________ 250,00_______ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[___________________________________] _____________ _____________ _____________
[ Aggiorna ] [ Salva ]
|
|
Quando la scrittura non è terminata, ma è necessario inserire altri conti oltre agli spazi disponibili, è possibile selezionare il pulsante grafico <Aggiorna>. Al termine si salva la scrittura con il pulsante grafico <Salva>.
Per visualizzare le scritture esistenti si può selezionare la voce {Prospetti} del menù {Contabilità generale}. Si ottiene una maschera con la quale è possibile selezionare un gruppo di scritture:
Contabilità generale Prospetti
Documento _____________________ Riferimento _____________________
Descrizione _________________________________________
Note _________________________________________
Dal ____________ al ____________
[X] Tutti [ ] Attività [ ] Passività [ ] Capitale netto
[ ] Ricavi [ ] Costi
[X] ID [X] Data [X] Documento
Includi nel prospetto [X] Descrizione [X] Note [X] Dare
[X] Avere [X] Riferimento [X] Conto
[X] Codice GIFI [X] Totale parziale
[ Continua ]
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L'esempio di compilazione di questa maschera che si vede sopra serve a ottenere tutte le scritture, con tutti i dati disponibili. Ecco come si può presentare la scrittura di esempio proposta precedentemente:
Contabilità generale
Data ID Documento Descrizione Note Riferimento Dare Avere Conto Codice
GIFI
08/10/2006 10229 200600001 Versamento 200600001 250,00 114001 1.C.IV.1
in banca
08/10/2006 10229 200600001 Versamento 200600001 250,00 114005 1.C.IV.3
in banca
250,00 250,00 1.C.IV.3
250,00 250,00
[ Scrittura di contabilità generale ]
[ Scrittura cliente ]
[ Scrittura fornitore ]
[ Fattura di vendita ]
[ Fattura di acquisto ]
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Si può osservare che ogni scrittura ha un numero di identificazione attribuito in modo automatico; inoltre, i riferimenti al documento possono essere selezionati per modificare la scrittura, per poterla eliminare, oppure per poterne inserire una nuova con dati simili. Alla base di questo elenco appaiono una serie di pulsanti grafici che consentono di inserire una nuova scrittura, nel modo appena mostrato, oppure in un contesto particolare.
|
Nel momento in cui si scrivono queste note su SQL-Ledger, l'elenco delle scritture di contabilità generale che è stato descritto, è l'unico documento che si può ottenere al riguardo. Come si può vedere, manca la numerazione delle scritture e mancano i totali progressivi, necessari per la stampa del giornale secondo la normativa italiana.
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I codici che identificano i conti utilizzati nella scrittura possono essere selezionati per raggiungere una scheda riassuntiva, in cui appaiono tutte le scritture che li riguardano; la stessa cosa vale per i codici GIFI, quando vengono visualizzati nell'elenco.
547.4
Beni e servizi
SQL-Ledger consente di classificare i beni e i servizi che possono essere oggetto di acquisto e di vendita. Non è prevista una contabilità di magazzino vera e propria, pertanto non si può ottenere un giornale di magazzino e nemmeno una valorizzazione dell'esistente, perché al massimo si può ottenere la disponibilità di un certo articolo, assieme ad altre informazioni statiche su di esso.
Si accede alla gestione di questi beni e servizi attraverso le funzioni del menù {Beni e servizi}. Attraverso la voce {Inserimento articolo} è possibile codificare un articolo che può essere utilizzato nella registrazione delle fatture di acquisto o di vendita. Si ottiene una maschera simile a quella seguente, nella quale appare l'inserimento di un articolo:
Inserimento articolo
Codice articolo Descrizione Gruppo
bici_________________ Bicicletta da città_________________ _____________________
Collegamenti tra conti Aggiornato 11/10/2006
Acquisti [645001--Acquisti di merci____] Prezzo suggerito
Vendite [541001--Vendite di merci_____] per la vendita
Costo del venduto [_____________________________] al dettaglio 300,00____
[ ] 112001--IVA nostro credito 4% Prezzo di listino __________
[ ] 112002--IVA nostro credito 10% Ultimo costo __________
Imposta [X] 112004--IVA nostro credito 20% Unità pz____
[ ] 226001--IVA nostro debito 4% Peso _______ kg
[ ] 226002--IVA nostro debito 10% Disponibile/i
[X] 226004--IVA nostro debito 20% Soglia di riordino 5_________
Note Codice BIN __________
_________________________________________
_________________________________________
Immagine _________________________________________
Disegno _________________________________________ Microfiche _________________
Produttore Modello
_______________________________ _______________________________
[ Aggiorna ] [ Salva ]
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Come si vede, è possibile associare all'articolo i conti economici relativi all'acquisto e alla vendita, inoltre è possibile associare i conti relativi all'IVA, sia per l'acquisto, sia per la vendita.
In modo analogo è possibile inserire la descrizione e le caratteristiche di un servizio; inoltre è prevista la classificazione di articoli assemblati. Gli articoli e i servizi possono essere abbinati a un gruppo.
Dalla voce {Prospetti} del menù {Beni e servizi} è possibile accedere ad altre voci che consentono di produrre un elenco di beni e servizi gestiti. Ecco come si presenta la maschera relativa alla richiesta di articoli singoli:
Articoli
Codice __________________ Descrizione ______________________________________
articolo
Gruppo _____________________
Produttore _____________________ Modello _____________________
Disegno _____________________ Microfiche _____________________
[X] Attivi [ ] Disponibile/i [ ] Scaricati oltre la disponibilità
[ ] Obsoleto/i [ ] Inutilizzati
[ ] Comprato [ ] Venduto
-------------------------- Dal ____________ al ____________ [ ] Chiuso
[ ] Ordinato a fornitore [ ] Ricevuto ordine da cliente
-----------------------------------------------------------------------
[X] Codice articolo [X] Descrizione [X] Unità di misura
Includere [ ] Prezzo suggerito per la [X] Prezzo di [ ] Ultimo costo
nel vendita al dettaglio listino
prospetto [X] Totale riga [ ] Aggiornato [ ] Codice BIN
[ ] Soglia di riordino [ ] Peso [ ] Immagine
[ ] Disegno [ ] Microfiche [ ] Gruppo
[ ] Totale parziale
[ Continua ]
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Dopo la conferma si ottiene l'elenco, che potrebbe apparire come quello seguente:
Articoli
Attivi:
Codice articolo Descrizione Q.tà Unità Prezzo di listino Esteso
1 articolo di prova 1 pz 20,00 20,00
bici Bicicletta da città 2 pz 20,00
[Inserimento]
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|
Da questo elenco è possibile accedere all'inserimento di un articolo nuovo, con la selezione del pulsante grafico <Inserimento>; inoltre, è possibile accedere alla modifica degli articoli elencati, selezionando il codice relativo che contiene un riferimento ipertestuale.
547.5
Gestione degli acquisti
La gestione degli acquisti richiede la creazione di un elenco di fornitori, attraverso la voce {Fornitori}/{Inserimento fornitore}, del menù {Debiti verso fornitori}:
Inserimento fornitore
Spedire a
Codice 2___________________________________
Nome ditta Delta_________________________ _________________________________
Indirizzo via dei cipressi, 99________________ _________________________________
I-31100 Treviso_____________________ _________________________________
____________________________________ _________________________________
____________________________________ _________________________________
Contatto ____________________________________ _________________________________
Tel. 0422,1234567_________ _____________________
Fax _____________________ _____________________
E-mail ____________________________________ _________________________________
Cc ____________________________________
Pagamento a 30_ giorni [ ] Fatturazione con scorporo (imposte incluse)
[ ] IVA nostro credito 4%
[ ] IVA nostro credito 10%
Conti di imposta applicabili [X] IVA nostro credito 20%
[ ] IVA nostro debito 4%
[ ] IVA nostro debito 10%
[ ] IVA nostro debito 20%
Note
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
[ Salva ] [ Fattura ] [ Ordine ]
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L'esempio mostra la compilazione della maschera per l'inserimento di un fornitore dal quale si prevede di acquistare beni sottoposti all'aliquota IVA del 20 %.
La voce {Fornitori}/{Prospetti}, del menù {Debiti verso fornitori} consente di visualizzare l'elenco dei fornitori esistenti:
Fornitori
Codice ____________________________________
Nome ____________________________________
Contatto ____________________________________
E-mail ____________________________________
[X] Tutti [ ] Inutilizzati
Includere nel [ ] Codice [X] Nome [ ] Indirizzo [X] Contatto
prospetto [X] Tel. [ ] Fax [X] E-mail [ ] Cc
[ Continua ]
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Dall'elenco che si ottiene, è possibile selezionare il riferimento ipertestuale che è inserito nel codice di ogni fornitore dell'elenco, per accedere alla maschera di modifica dei suoi dati.
Se si vuole inserire una scrittura in contabilità generale, relativa a un acquisto da fornitori, senza specificare altre informazioni, si può usare la maschera che si ottiene selezionando la voce {Inserimento scrittura} del menù {Debiti verso fornitori}. La differenza rispetto all'inserimento di una scrittura dal menù {Contabilità generale} sta nel fatto che in questo caso viene annotato anche il fornitore:
Inserimento scrittura fornitori
Fornitore [ditta Delta--10241____] Fattura numero 200640001_
[ ] Fatturazione con scorporo (imposte incluse) Ordine numero __________
Valuta [EUR] Data fattura 29/10/2006
Scadenza fattura 28/11/2006
Importo 1000,00__ Progetto ___________________ [645001--Acquisti di merci_____]
Imposta 200,00___ [112004--IVA nostro credito 20%]
Totale 1200,00 [220001--Debiti verso fornitori]
Note ___________________________________________________
___________________________________________________
Pagamenti
Data Riferimento Importo Conto
____________ ___________ ___________ [______________________________]
[ Aggiorna ] [ Salva ]
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L'esempio mostra la compilazione della maschera con i dati di una fattura da 1 000,00 €, più IVA. Come già per altre maschere, si può selezionare il pulsante grafico <Aggiorna> per fare apparire nella maschera spazi aggiuntivi, oppure si può salvare con il pulsante grafico <Salva>. Nella parte inferiore della maschera c'è lo spazio per annotare i pagamenti già effettuati in relazione alla stessa fattura; si osservi però che se la scrittura dei pagamenti ha la stessa data della fattura, le due scritture vengono fuse assieme, in un modo non molto piacevole.
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Oltre a questo fatto, c'è da osservare che non c'è la possibilità di specificare gli imponibili IVA e tanto meno l'applicazione di IVA esente o esclusa. Infatti, anche se si crea un conto per questo scopo, indicando il valore zero, non si otterrebbe il suo utilizzo nella scrittura.
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Se la fattura da registrare fa riferimento a beni e servizi già definiti nell'ambito del menù {Beni e servizi}, è possibile registrarla attraverso la voce {Fattura di acquisto} del menù {Debiti verso fornitori}:
Inserimento fattura di acquisto
Registra in [220001--Debiti verso fornitori] Fattura numero 200640002
Fornitore [ditta Delta--10241_______] Data fattura 30/10/2006
Valuta [EUR] Scadenza fattura 29/11/2006
Ordine numero __________
Codice Descrizione Q.tà Unità Prezzo Totale riga
bici_________ Bicicletta da città________ 2_____ pz____ 300,00____ 600,00
No. 1___ Gruppo ___________ Data di spedizione __________ Progetto _________
------------------------------------------------------------------------------
[ ] Fatturazione con scorporo
(imposte incluse)
Note
_______________________________________________ Totale parziale 600,00
_______________________________________________ IVA nostro credito 20% 120,00
Totale 720,00
Pagamenti
Data Riferimento Importo Conto
____________ ____________ ____________ [114001--Banca c/c______________]
[ Aggiorna ] [ Salva ]
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Il calcolo dell'IVA è automatico e lo si ottiene quando si richiede l'aggiornamento della maschera con il pulsante grafico <Aggiorna>. Il calcolo dell'IVA avviene in base ai conti e alle aliquote associate al fornitore; pertanto non è possibile specificare gli imponibili e non si possono gestire situazioni particolari (come i bolli per le fatture esenti da IVA).
Come già per la registrazione delle scritture di acquisto, è possibile annotare i pagamenti già effettuati.
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È bene osservare che il numero proposto automaticamente per la numerazione della fattura è quello corrispondente alla sequenza degli ordini di acquisto. Se si intende utilizzare la gestione ordini, è da considerare che un ordine può anche non essere evaso, oppure si possono ricevere fatture per acquisti che non sono abbinati a un ordine, ma la numerazione delle fatture (precisamente il numero di protocollo) non può fare dei salti; pertanto, è bene numerare in modo distinto, ordini e fatture di acquisto.
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Una volta inseriti i dati delle fatture di acquisto o anche solo le scritture di acquisto, è possibile ottenere un elenco di queste registrazioni, in modo particolareggiato, attraverso la voce {Prospetti}/{Scritture} dal menù {Debiti verso fornitori}:
Scritture fornitori
Fornitore [_________________________]
Fattura numero _____________________
Ordine numero _____________________
Note _________________________________________
Dal ____________ fino al ____________
[X] Aperto [ ] Chiuso
[ ] ID [X] Fattura numero [ ] Ordine numero
[X] Fornitore [X] Data fattura [ ] Importo
Includere nel [ ] Imposta [X] Totale [ ] Data di pagamento
prospetto [X] Importo pagato [ ] Scadenza fattura [ ] Importo dovuto
[ ] Note [ ] Dipendente
[ ] Totale parziale
[ Continua ]
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In base alla selezione delle informazioni desiderate si ottiene un elenco di registrazioni:
Scritture fornitori
Aperto
Data Fattura Fornitore Totale Importo pagato
29/10/2006 200640001 ditta Delta 1200,00
30/10/2006 200640002 ditta Delta 720,00
[ Scrittura fornitore ] [ Fattura di acquisto ]
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Selezionando il numero della fattura è possibile andare alla maschera di modifica dei dati della fattura o della scrittura di acquisto; inoltre, con i pulsanti grafici che appaiono in basso è possibile passare direttamente alla registrazione di un nuovo acquisto o di una nuova fattura.
547.6
Gestione delle vendite
La gestione delle vendite richiede la creazione di un elenco di clienti, esattamente come avviene per la gestione degli acquisti con i fornitori. L'inserimento di un cliente si ottiene attraverso la voce {Clienti}/{Inserimento cliente}, del menù {Crediti verso fornitori}:
Inserimento cliente
Spedire a
Codice 2___________________________________
Nome ditta Tanzi_________________________ _________________________________
Indirizzo via della pioggia, 1________________ _________________________________
I-31100 Treviso_____________________ _________________________________
____________________________________ _________________________________
____________________________________ _________________________________
Contatto ____________________________________ _________________________________
Tel. 0422,9876543_________ _____________________
Fax _____________________ _____________________
E-mail ____________________________________ _________________________________
Cc ____________________________________
Pagamento a 30_ giorni Fido [5000 ] Sconto [5 ]%
[ ] Fatturazione con scorporo (imposte incluse)
[ ] IVA nostro credito 4%
[ ] IVA nostro credito 10%
Conti di imposta applicabili [ ] IVA nostro credito 20%
[ ] IVA nostro debito 4%
[ ] IVA nostro debito 10%
[X] IVA nostro debito 20%
Note
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
[ Salva ] [ Fattura ] [ Ordine ]
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Si può osservare che a differenza della stessa maschera riferita ai fornitori, qui è possibile specificare il fido e uno sconto.
La voce {Clienti}/{Prospetti}, del menù {Crediti verso clienti} consente di visualizzare l'elenco dei clienti esistenti:
Clienti
Codice ____________________________________
Nome ____________________________________
Contatto ____________________________________
E-mail ____________________________________
[X] Tutti [ ] Inutilizzati
Includere nel [ ] Codice [X] Nome [ ] Indirizzo [X] Contatto
prospetto [X] Tel. [ ] Fax [X] E-mail [ ] Cc
[ Continua ]
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Dall'elenco che si ottiene, è possibile selezionare il riferimento ipertestuale che è inserito nel codice di ogni cliente dell'elenco, per accedere alla maschera di modifica dei suoi dati.
Se si vuole inserire una scrittura in contabilità generale, relativa a una vendita a clienti, senza specificare altre informazioni, si può usare la maschera che si ottiene selezionando la voce {Inserimento scrittura} del menù {Crediti verso clienti}:
Inserimento scrittura clienti
Cliente [ditta Tanzi--10261____] Fattura numero 200610001_
Fido 5000 Rimanente 4000 Ordine numero __________
[ ] Fatturazione con scorporo (imposte incluse) Data fattura 31/10/2006
Valuta [EUR] Scadenza fattura 30/11/2006
Importo 1000,00__ Progetto ___________________ [541001--Vendite di merci_____]
Imposta 200,00___ [226004--IVA nostro debito 20%]
Totale 1200,00 [106001--Crediti verso clienti]
Note ___________________________________________________
___________________________________________________
Pagamenti
Data Riferimento Importo Conto
____________ ___________ ___________ [______________________________]
[ Aggiorna ] [ Salva ]
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L'esempio mostra la compilazione della maschera con i dati di una fattura da 1 000,00 €, più IVA. Come già per altre maschere, si può selezionare il pulsante grafico <Aggiorna> per fare apparire nella maschera spazi aggiuntivi, oppure si può salvare con il pulsante grafico <Salva>. Nella parte inferiore della maschera c'è lo spazio per annotare i pagamenti già effettuati in relazione alla stessa fattura; si ricorda però che se la scrittura della riscossione ha la stessa data della fattura, le due scritture vengono fuse assieme, creando un po' di confusione.
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Come già per gli acquisti, è bene ricordare che non c'è la possibilità di specificare gli imponibili IVA e tanto meno l'applicazione di IVA esente o esclusa.
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Se la fattura da registrare fa riferimento a beni e servizi già definiti nell'ambito del menù {Beni e servizi}, è possibile registrarla attraverso la voce {Fattura di vendita} del menù {Crediti verso clienti}:
Inserimento fattura di vendita
Registra in [106001--Crediti verso clienti ] Fattura numero 200610002
Cliente [ditta Tanzi--10261_______] Data fattura 31/10/2006
Fido 5000 Rimanente 3800 Scadenza fattura 30/11/2006
Valuta [EUR] Ordine numero __________
Porto [ ]
Codice Descrizione Q.tà Unità Prezzo % Totale riga
bici_______ Bicicletta da città______ 1___ pz___ 1000,00__ 5%__ 950,00
No. 1___ Gruppo ___________ Data di spedizione __________ Progetto _________
------------------------------------------------------------------------------
[ ] Fatturazione con scorporo
(imposte incluse)
Note
_______________________________________________ Totale parziale 950,00
_______________________________________________ IVA nostro debito 20% 190,00
Totale 1140,00
Pagamenti
Data Riferimento Importo Conto
____________ ____________ ____________ [114001--Banca c/c______________]
[X] Fattura [ ] Lista etichette [X] html [ ] PostScript [ ] PDF
[X] Schermo [ ] Stampante (copie [3 ]) [ ] Articoli del gruppo
[ Aggiorna ] [ Spedire a ] [ Stampa ] [ E-mail ] [ Salva ]
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Il calcolo dell'IVA è automatico e lo si ottiene quando si richiede l'aggiornamento della maschera con il pulsante grafico <Aggiorna>. Il calcolo dell'IVA avviene in base ai conti e alle aliquote associate al cliente; pertanto non è possibile specificare gli imponibili e non si possono gestire situazioni particolari (come i bolli per le fatture esenti da IVA).
A differenza della fattura di acquisto, in questo caso c'è la necessità di stampare il documento, dal momento che viene emesso (al contrario, la fattura di acquisto viene acquisita nella contabilità). A questo proposito appaiono alla base della maschera una serie di caselline con cui è possibile selezionare il tipo di «stampa» che si vuole avere. Inizialmente viene proposta una selezione adatta alla visualizzazione sullo schermo, generando una fattura in formato HTML. Così come si vede l'esempio, selezionando il pulsante grafico <Stampa>, si ottiene la fattura secondo una forma simile a quella seguente:
Azienda di prova Tel: 0422,456789
via del settimo cielo, 7 Fax: 0422,456788
I-31100 Treviso
FATTURA
Data fattura 31. Ottobre 2006
Scadenza 30. Novembre 2006
Numero fattura 200610002
Sede legale: Inviare fattura a:
ditta Tanzi ditta Tanzi
via della pioggia, 1 via della pioggia, 1
I-31100 Treviso I-31100 Treviso
Numero Descrizione Quantità Prezzo Sconto Totale riga
bici Bicicletta da città 1 pz 1000,00 -50,00 950,00
--------------------------------------------------------------------
Totale righe 950,00
IVA nostro debito 20%: 20% su 950,00 190,00
-------------------------------
Scadenza a 30 giorni data fattura. Totale da pagare 1140,00
Note I prezzi sono espressi in valuta EUR.
Per i pagamenti successivi alla scadenza della fattura sarà addebitato
l'interesse legale, aumentato di due punti percentuali, fino al
pagamento completo.
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Se si vuole stampare la fattura, conviene selezionare la composizione in PostScript. Si osservi che la fattura può anche essere inviata attraverso la posta elettronica mettendo in allegato il file HTML, PostScript o PDF che si preferisce.
Al termine, la fattura deve essere salvata, in modo da aggiornare la contabilità. Si ottiene questo con il pulsante grafico <Salva>.
Una volta inseriti i dati delle fatture di vendita o anche solo le scritture di vendita, è possibile ottenere un elenco di queste registrazioni, in modo particolareggiato, attraverso la voce {Prospetti}/{Scritture} dal menù {Crediti verso clienti}:
Scritture clienti
Cliente [_________________________]
Fattura numero _____________________
Ordine numero _____________________
Note _________________________________________
Dal ____________ fino al ____________
[X] Aperto/i [ ] Chiuso
[ ] ID [X] Fattura numero [ ] Ordine numero
[X] Cliente [X] Data fattura [ ] Importo
Includere nel [ ] Imposta [X] Totale [ ] Data di pagamento
prospetto [X] Importo pagato [ ] Scadenza fattura [ ] Importo dovuto
[ ] Note [ ] Addetto alle vendite
[ ] Porto [ ] Totale parziale
[ Continua ]
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In base alla selezione delle informazioni desiderate si ottiene un elenco di registrazioni:
Scritture clienti
Aperto
Data Fattura Cliente Totale Importo pagato
31/10/2006 200610001 ditta Tanzi 1200,00
31/10/2006 200610002 ditta Tanzi 1140,00
[ Scrittura cliente ] [ Fattura di vendita ]
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Selezionando il numero della fattura è possibile andare alla maschera di modifica dei dati della fattura o della scrittura di vendita; inoltre, con i pulsanti grafici che appaiono in basso è possibile passare direttamente alla registrazione di una nuova vendita o di una nuova fattura.
547.7
Pagamenti e riscossioni
Attraverso le voci del menù {Cassa} è possibile accedere alla gestione dei pagamenti e delle riscossioni. Lo scopo di queste funzioni è tenere traccia dei sospesi e annotare i pagamenti relativi (da una parte e dall'altra). A titolo di esempio viene mostrato il procedimento per annotare le riscossioni da clienti, cui si accede con la voce {Riscossione} del menù {Cassa}, tenendo conto che il funzionamento è analogo per i pagamenti ai fornitori:
Riscossione
Cliente [ditta Tanzi--10261__] Conto [114001--Banca c/c________]
Indirizzo via della pioggia, 1 Data 30/11/2006__
I-31100 Treviso Valuta [EUR]
Documento ___________
Importo ___________
Dal ___________ fino al ___________
Fatture
Fattura Data Importo Importo Applicato Pagato
dovuto a completamente
200610001 31/10/2006 1200,00 1200,00 _________ [ ]
200610002 31/10/2006 1140,00 1140,00 _________ [ ]
2340,00 2340,00
[ Aggiorna ] [ Salva ] [ Stampa ] [ ] Schermo [ ] Stampante
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Quello che si vede nell'esempio si ottiene inserendo il codice del cliente e il conto usato per la riscossione (in questo caso si tratta del conto banca c/c), usando poi il pulsante grafico <Aggiorna>, in modo da ottenere l'elenco dei sospesi (ancora da pagare). Supponendo di registrare un pagamento complessivo, per entrambe le fatture, si compila la maschera aggiungendo gli importi:
Riscossione
Cliente [ditta Tanzi--10261__] Conto [114001--Banca c/c________]
Indirizzo via della pioggia, 1 Data 30/11/2006__
I-31100 Treviso Valuta [EUR]
Documento ___________
Importo 2340,00____
Dal ___________ fino al ___________
Fatture
Fattura Data Importo Importo Applicato Pagato
dovuto a completamente
200610001 31/10/2006 1200,00 1200,00 1200,00__ [X]
200610002 31/10/2006 1140,00 1140,00 1140,00__ [X]
2340,00 2340,00
[ Aggiorna ] [ Salva ] [ Stampa ] [ ] Schermo [ ] Stampante
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Al termine si salva e le registrazioni vengono annotate. Successivamente si può accedere all'elenco delle riscossioni avvenute attraverso la voce {Prospetti}/{Riscossioni}:
Riscossioni
Conto [________________________________]
Dal ____________ fino al ____________
[ Continua ]
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È sufficiente selezionare il pulsante grafico <Continua>, senza compilare alcunché, per ottenere l'elenco completo:
Riscossioni
Data Fattura Descrizione Importo Riferimento
111002--Cambiali attive
114001--Banca c/c
30/11/2006 200610001 ditta Tanzi 1200,00
30/11/2006 200610002 ditta Tanzi 1140,00
2340,00
114003--Poste c/c
114004--Assegni
114005--Denaro e valori in cassa
2340,00
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Le registrazioni sono associate correttamente al numero della fattura (o della registrazione di vendita) a cui fanno riferimento. È sufficiente selezionare questi numeri per arrivare alla maschera delle fatture di vendita o delle scritture di vendita relative, dove in coda appaiono le informazioni sulle riscossioni eseguite. Pertanto, per annullare una riscossione, occorre intervenire in pratica nella fattura o nella scrittura di vendita.
547.8
Contabilità generale e bilanci
La contabilità generale raccoglie le scritture relative ad acquisti, vendite, pagamenti e riscossioni, assieme ad altre scritture che non trovano una collocazione più appropriata. La visualizzazione di un prospetto della contabilità generale, come già mostrato in un'altra sezione, contiene dei riferimenti ipertestuali che permettono di raggiungere l'origine della scrittura (fattura, pagamento o riscossione, scrittura diversa); pertanto, la modifica di una scrittura implica sempre la modifica della sua registrazione originale.
Dal menù {Prospetti} è possibile accedere a diverse voci che complessivamente consentono di stampare il bilancio della contabilità. In particolare, la voce {Piano dei conti} mostra l'elenco dei conti con i saldi attuali; la voce {Bilancio di verifica} mostra l'elenco dei conti usati effettivamente nella contabilità, con i loro saldi; le voci {Conto economico} e {Stato patrimoniale} permettono di ottenere un bilancio suddiviso in base a queste due classificazioni.
Gli elenchi che si ottengono dalle voci {Piano dei conti} e {Bilancio di verifica} contengono riferimenti ipertestuali ai conti, che consentono così di ottenere le schede (il partitario) con le scritture che li riguardano.
Appunti di informatica libera 2006.07.01 --- Copyright © 2000-2006 Daniele Giacomini -- <daniele (ad) swlibero·org>
Dovrebbe essere possibile fare riferimento a questa pagina anche con il nome panoramica_sul_funzionamento_della_procedura.htm
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