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Per gestione delle vendite si intende la gestione del flusso di documenti che riguardano le vendite. Si potrebbe dire che la vendita inizi dal documento di trasporto che accompagna la merce; poi prosegue con la fattura con la quale si chiede il pagamento della merce consegnata in precedenza; quindi eventualmente si può emettere una ricevuta bancaria o una tratta a fronte della fattura stessa, a seconda degli accordi presi precedentemente con il cliente. Questa è la gestione delle vendite.
Per questi motivi, quando si introduce un documento di trasporto con l'elaboratore, vengono chiesti una quantità di dati che di norma non sono essenziali per i documenti di trasporto, ma possono servire per i documenti successivi.
Vendite} La gestione della fatturazione, ovvero delle vendite, si trova nel menù {Vendite}.
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Vendite}, {Gestione bolle} (documento di trasporto) La prima operazione logica di una vendita è l'emissione del documento di trasporto per l'accompagnamento della merce. I dati dei documenti di trasporto vengono inseriti tramite la procedura che poi provvede a stamparli correttamente nell'apposito modulo prefincato (predisposto, prestampato).
Per inserire i documenti di trasporto occorre raggiungere il menù {Vendite} e da lì selezionare la funzione {Gestione bolle}.
Appare il solito riquadro, dove però manca la funzione {Stampa}. Si riesce a ottenere la stampa del documento sia durante il caricamento di questo (precisamente al termine), sia quando si accede in variazione o in interrogazione. La voce {Restart} serve a ricostruire l'archivio di questi documenti in caso di avaria causata per esempio da un'interruzione dell'erogazione della corrente elettrica.
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Si prosegue con l'inserimento di un documento, pertanto si seleziona la voce {Caricamento}. Si ottiene la maschera seguente.
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Il cursore si presenta sul campo {Bolla numero} e precisamente sulla parte del numero che ne definisce la serie. In base alla serie inserita («A», «B», «C»,... «Z»), che può anche non esserci, la procedura propone poi il numero del documento. È sufficiente quindi confermarlo premendo [Invio], dal momento che non si utilizza alcuna serie (il riquadro seguente mostra solo la parte superiore della maschera).
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Una volta confermato o modificato il numero del documento, il cursore si sposta nel campo che contiene la data. Inizialmente, viene proposta la data dell'orologio dell'elaboratore, ma questa può essere cambiata. Per la precisione, deve essere cambiata in modo da corrispondere a quanto si vede dall'esempio.
Il cursore quindi si presenta sul campo {Causale magazzino} che contiene già il codice della causale delle vendite. In condizioni normali basta confermarlo con [Invio]. Viene quindi richiesto il codice del magazzino (inteso come deposito) dal quale provengono gli articoli da annotare nel documento, infine si arriva al codice del cliente.
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Si prosegue inserendo i dati di un documento di accompagnamento da emettere per una vendita di 200 dischetti bulk da 720 Kibyte al cliente Alberoni. Per gli accordi presi in precedenza con il cliente in questione, dopo l'emissione della fattura, si prevede l'emissione di una tratta scadente a 30 giorni dalla data fattura. Non sono concessi sconti e non vengono addebitate spese.
Dopo l'inserimento del codice del cliente Alberoni la procedura visualizza il saldo del cliente, cioè il credito o debito verso di lui, ottenuto dalla contabilità generale.
Infine, viene richiesto il {Codice IVA}. Si tratta del codice IVA da utilizzare su tutte le righe del corpo del documento, in sostituzione dei codici IVA ottenuti automaticamente dall'archivio degli articoli di magazzino. Questa opzione non viene mai utilizzata negli esempi e negli esercizi di questo manuale, pertanto si deve lasciare il campo non compilato premendo semplicemente [Invio].
La procedura chiede di confermare la prima parte della maschera.
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Se il nome del cliente che appare è corretto si può confermare e proseguire.
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Nella parte centrale della maschera appaiono le condizioni normali di vendita già inserite nell'archivio dei clienti. Se per questa vendita non ci sono variazioni si può semplicemente confermare e proseguire; si passa così al corpo del documento.
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Il cursore si presenta sulla prima riga della zona della maschera che permette l'inserimento dei dati del corpo. Ciò che si richiede è l'inserimento del codice dell'articolo (il campo {Codice articolo}) oppure di una lettera minuscola che ha un significato speciale:
0 (zero) = termine dell'inserimento del documento;
i = inserimento riga vuota
k = commento
d = riga descrittiva libera;
f = riga a forfait (riga con importo non riferita ad articoli);
m = articolo fuori magazzino;
c = cancellazione riga corrente;
a = annullamento documento.
Se quindi non viene inserito un codice di un articolo, si può terminare il documento scrivendo semplicemente lo zero e premendo [Invio]; la lettera d minuscola (seguita naturalmente da [Invio]) permette di inserire una descrizione libera alla quale non viene associato nessun importo nella fattura che poi segue il documento; la lettera f minuscola permette di inserire una riga a forfait che è in pratica una riga descrittiva con importo (un valore da addebitare al cliente per qualche ragione); la lettera m minuscola permette di inserire la descrizione di un articolo che non è incluso nell'elenco degli articoli e di conseguenza la quantità, il prezzo unitario e l'IVA.
La lettera c minuscola è l'unico modo per cancellare una riga errata; si utilizza quando è già terminato l'inserimento di una riga.
La lettera a permette di annullare il documento in corso di inserimento.
I tasti [freccia su] e [freccia giù] permettono di spostare il cursore tra le diverse righe del corpo, purché già compilate.
Nel nostro caso viene inserito il codice dei dischi bulk da 720 Kibyte (non si faccia caso se il magazzino risulta sotto scorta).
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Si ottiene automaticamente la descrizione dell'articolo (se non appare nulla significa che il codice dell'articolo è errato o è stato inserito erroneamente in fase di inserimento degli articoli) e anche la sua unità di misura. Bisogna aggiungere la quantità venduta. Il prezzo unitario viene proposto in base al listino prezzi associato al cliente; se confermato appare anche il totale della fattura che deve essere stampata in seguito all'emissione del documento di trasporto. Il campo {CI}, che sta per codice IVA, viene proposto in base a quanto indicato in passato per questo articolo, oppure, se è stato inserito, viene proposto il codice IVA del cliente.
Il cursore si posiziona ancora nel campo {Codice articolo} successivo, nella riga n. 2. Se non ci sono altri articoli da inserire nel documento e non si vogliono aggiungere delle annotazioni si può inserire la cifra zero per terminare.
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Dopo aver inserito zero e premuto [Invio] si passa a un'altra maschera:
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Si tratta della richiesta di indicazione delle spese di trasporto e accessorie, ovvero delle spese non documentate da addebitare al cliente a cui si sta inviando questo documento. Dal momento che non si addebita alcuna spesa, si lascia il campo invariato premendo [Invio]. Si ottiene la seguente richiesta di conferma.
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Dopo la conferma, appare una seconda parte in cui si richiede l'importo dell'eventuale acconto ricevuto dal cliente per la merce inviata con questo documento.
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Dal momento che si immagina di non avere ricevuto alcun acconto, viene lasciato invariato il campo (cioè a zero) premendo il tasto [Invio]. Viene richiesta una conferma ulteriore.
Se si indica semplicemente zero, il documento viene memorizzato ma non stampato, con 1 si stampa il documento, con 2 si visualizza il documento dall'inizio per permetterne la variazione. Si vuole stampare il documento, quindi si deve inserire 1.
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Se si conferma il documento semplicemente con zero occorre stamparlo più tardi passando per la visualizzazione ({ |
A questo punto, cioè quando si vuole effettuare la stampa del documento, la procedura chiede l'inserimento dei dati che devono essere indicati all'ultimo momento, cioè poco prima che inizi il trasporto della merce. Si tratta dell'indirizzo di destinazione della merce (idem se è uguale all'indirizzo del cliente), del numero di colli, l'ora della partenza, ecc. Questi ultimi dati non sono essenziali per la procedura, nel senso che non ne viene imposta la compilazione, in quanto si tratta di informazioni che possono essere scritte a penna sul documento. Terminata la loro compilazione, è possibile iniziare la stampa.
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Di solito, la maschera dell'indicazione del destinatario non viene compilata, lasciando la parola «idem» al posto della ragione sociale, intendendo che l'indirizzo di destinazione della merce è lo stesso del cliente a cui si invia il documento.
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La maschera dei dati di accompagnamento della merce può essere lasciata invariata attraversandola semplicemente premendo [Invio] su tutti i campi in cui si ferma il cursore. In tal caso si ottiene una compilazione minima automatica, mentre il resto, cioè ciò che manca, deve essere indicato sul documento compilando a penna i campi rimasti vuoti.
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L'inserimento del documento, anche se non viene stampato, aggiorna immediatamente i movimenti in magazzino. |
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Un documento può essere modificato, anche dopo la sua stampa, allo scopo di ristamparlo con le correzioni apportate. Le modifiche vengono annotate automaticamente in magazzino con scritture di storno. |
Vendite}, {Fatturazione differita} Per ottenere la stampa delle fatture relative ai documenti di accompagnamento stampati (quindi, non solo quelli memorizzati), occorre raggiungere il menù {Vendite} e selezionare la funzione {Fatturazione differita}.
Non è detto che si vogliano stampare tutte le fatture per tutti i documenti di accompagnamento emessi fino a quel momento; si potrebbero volere le fatture relative ai documenti di accompagnamento che vanno dal numero x al numero y, oppure si potrebbero volere le fatture relative a un cliente (o alcuni clienti) che ce le abbia chieste. Per questo motivo appare un riquadro che chiede in che modo si vuole specificare l'intervallo di stampa: secondo i numeri dei documenti di trasporto (bolla) o secondo i codici dei clienti.
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Per quanto ci riguarda, si vuole una stampa di tutte le fatture possibili, quindi è indifferente scegliere 1 o 2. In tutti e due i casi si può scegliere una stampa totale.
Nell'esempio che segue si sceglie la voce 2 cioè {Fattura per cliente}.
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L'esempio della figura mostra la selezione di una stampa di «prova», ma per poter proseguire è necessario eseguire una stampa definitiva, che si fa dopo aver controllato che la prova sia corretta: per la procedura, una stampa di prova risulta come mai eseguita. |
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Il campo finale { |
In seguito si viene descritto come aggiornare automaticamente la contabilità generale per le fatture emesse dalla procedura.
Vendite}, {Fattura accompagnatoria} Per ottenere l'emissione (stampa) di una fattura accompagnatoria occorre raggiungere il menù {Vendite} e selezionare la funzione {Fattura accompagnatoria}.
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L'esempio seguente deve essere svolto utilizzando gli stessi dati del documento di trasporto fatto in precedenza. |
Le maschere per l'inserimento della fattura accompagnatoria sono simili a quelle per il documento di trasporto.
La procedura richiede inizialmente le stesse cose che vengono richieste nel momento in cui si inserisce un documento di trasporto.
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Si passa quindi, immediatamente, alla compilazione del corpo, mentre i dati dell'accompagnamento della merce vengono richiesti alla fine.
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Dopo l'indicazione del corpo della fattura, appaiono le maschere seguenti:
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Si tratta inizialmente delle spese di trasporto e accessorie non documentate, delle spese di incasso e delle spese per bolli (che si intendono addebitare al cliente e che sono esclusi dall'IVA secondo l'art. 15 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633).
Quindi, viene chiesto l'inserimento di un acconto e di un reso eventuali.
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Infine si passa all'indicazione della destinazione della merce e delle informazioni legate al suo accompagnamento. Ai fini delle esercitazioni, non è richiesta la compilazione di queste maschere, salvo la conferma di ciò che viene proposto, come si vede dall'esempio:
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Non esiste la possibilità di memorizzare una fattura accompagnatoria e di stamparla in un secondo momento. |
Non avrebbe senso una fattura accompagnatoria che non debba essere emessa immediatamente. Se non c'è urgenza si può sempre fare un documento di trasporto e, al limite, poche ore dopo si può stampare la fattura.
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Se si rinuncia alla stampa non si memorizza alcuna fattura. |
Terminata la stampa di una fattura, è possibile eventualmente ottenerne un'altra rispondendo affermativamente (sì) alla richiesta di ristampare il documento, proposta dalla procedura. Ha senso ristampare la fattura quando per esempio la carta si strappa durante la stampa.
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Prima di rispondere con un «no» alla domanda «vuoi ristampare il documento», è meglio attendere la conclusione della stampa, perché dopo non si può più ristampare la fattura. |
Vendite}, {Fattura immediata} (leggere) La funzione {Fattura immediata} del menù {Vendite}, permette di ottenere una fattura immediata senza i dati riguardanti l'accompagnamento della merce. Pertanto, il funzionamento è simile a quello della fattura accompagnatoria, con la differenza che non vengono richiesti i dati dell'accompagnamento della merce.
Nell'ambito delle simulazioni che vengono proposte, non viene mai utilizzata questa funzione.
Vendite}, {Nota di accredito} La maniera per effettuare una correzione a una fattura già emessa è la nota di accredito.
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La nota di accredito è il documento che il fornitore manda al cliente per confermare formalmente un abbuono (sconto avvenuto successivamente all'invio della fattura) o un reso. L'aspetto della nota di accredito è lo stesso della fattura e in pratica, può essere considerata come il «rovescio» della fattura. |
La nota di accredito può riferirsi a un reso di merce oppure semplicemente a una variazione del valore della merce venduta. Nel primo caso, oltre che influire sulla contabilità generale, si ha un carico in magazzino della merce resa. Questo deve essere tenuto bene in considerazione perché l'operazione del carico avviene automaticamente con l'emissione della nota di accredito, quindi, non si deve registrare nuovamente questo carico all'atto del ricevimento della merce (ovvero al momento del ricevimento del documento di trasporto che accompagna la merce resa).
Per ottenere l'emissione di una nota di accredito a cliente occorre raggiungere il menù {Vendite} e selezionare la funzione Nota di accredito.
Si ottiene inizialmente la maschera seguente, in stadi diversi, come già visto per le fatture:
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Il campo {Causale movimenti magazzino} permette di informare la procedura in che modo si intende trattare l'operazione in magazzino. Con la causale 15 si ottiene di ricaricare la merce in magazzino a seguito di un reso; con la causale 40 si ottiene la stessa cosa ma con una descrizione di storno.
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La scelta tra le due causali è libera, ma per mantenere uniformità con quanto appare nel manuale, conviene inserire sempre il codice 15, cioè «reso da cliente», anche se non sempre si tratta di reso. |
Anche se viene richiesta esplicitamente la causale di magazzino, esiste la possibilità di trascurare l'aggiornamento del magazzino. Questo si ottiene emettendo una nota di accredito che non faccia riferimento, nel corpo, ad alcun articolo, usando una riga forfettaria. Nel caso si emetta una nota di accredito per un valore forfettario è indifferente quale causale di magazzino venga adoperata perché non si genera alcun movimento di magazzino.
Come per la fattura accompagnatoria, la nota di accredito esiste soltanto se viene stampata immediatamente.
Quello che segue è l'esempio di un corpo compilato per un reso di merce:
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Il completamento della nota di accredito avviene in modo simile a quello di una fattura, come già descritto.
Per esercizio conviene provare a emettere un'altra nota di accredito contenente gli stessi dati di quella già vista, ma con un corpo differente, dove si utilizza una riga a forfait. Si noti inoltre, nell'esempio seguente, l'uso delle righe di descrizione libera:
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Contabilità}, {Generazione prima nota da fatture} Come si può osservare, l'aggiornamento della contabilità di magazzino, per ciò che riguarda le vendite, è sempre automatico e immediato. Invece, non è così per la contabilità generale; infatti occorre chiedere esplicitamente il suo aggiornamento.
L'aggiornamento delle contabilità, per quanto visto fino a qui, riguarda le fatture e le note di accredito emesse dall'azienda. Non si può ottenere l'aggiornamento della contabilità per fatture che non siano state stampate in maniera definitiva.
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Sia chiaro che lo scopo è generare (fare, scrivere, aggiungere) le scritture relative alle vendite, cioè alle fatture emesse, in prima nota, ovvero nell'archivio dei movimenti della contabilità generale (da cui poi si ottengono il giornale e i registri IVA). Non si tratta quindi di una stampa, ma di un passaggio di dati interno al programma che però deve essere richiesto espressamente dall'utente. |
La funzione di cui si parla si trova nel menù {Contabilità} e si chiama {Generazione prima nota da fatture}.
Si ottiene una maschera che chiede la conferma di alcuni dati già a suo tempo inseriti nell'archivio delle contropartite e degli effetti (sezione 559.13). Se quell'archivio è stato compilato correttamente è sufficiente confermare ciò che viene proposto.
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La procedura chiede che venga controllata la stampante, come se dovesse stampare, ma non dovrebbe farlo a meno di incontrare errori nei dati delle fatture. L'operazione consiste solo nel travaso dei dati dall'archivio delle fatture e delle note di accredito emesse a quello della prima nota.
Successivamente è bene verificare l'aggiornamento della contabilità, per esempio visualizzando le ultime scritture. Per farlo basta entrare nella gestione della prima nota di contabilità, selezionando la voce {interrogazione}.
Vendite}, {Distinta effetti} Se le fatture emesse contengono dei pagamenti con effetti (tratte e ricevute bancarie), è possibile ottenere la stampa di questi effetti. Per fare questo è necessario prima stampare la distinta che si deve presentare alla banca.
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Non è possibile stampare gli effetti senza avere stampato la distinta. |
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La stampa della distinta effetti deve essere fatta in modo definitivo, per poter poi stampare gli effetti relativi. |
Si deve chiedere prima la stampa della distinta effetti e poi la stampa degli stessi.
Seguono le maschere per la stampa della distinta effetti. Nell'esempio, sono stati inseriti dei valori che consentono di stampare una distinta di tutti gli effetti in portafoglio (cioè tutti quelli disponibili).
Il {Codice banca} si riferisce all'elenco delle banche di appoggio dei clienti. In realtà non si tratta di una banca dei clienti, ma della nostra banca: quella presso la quale abbiamo il conto corrente; quella presso la quale porteremo gli effetti allo sconto o all'incasso. Per questo motivo, se nell'archivio delle banche non è stato riportato il sottoconto del piano dei conti riferito alla banca in questione, anche questo dato viene richiesto
Per poter stampare tutte le ricevute bancarie e tutte le tratte si può mettere un valore superiore al massimo disponibile (9 999 999 999,99). Ciò causa comunque una richiesta di conferma. Inoltre, sempre allo stesso scopo, si possono lasciare in bianco i campi delle scadenze: {Con scadenza fino al}.
Segue l'esempio di compilazione della maschera per ottenere la stampa di tutti gli effetti disponibili.
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Una volta data conferma alla richiesta appena vista sopra, la procedura fa apparire sul fondo della maschera altre domande:
{Ricevute bancarie dal N.___ al N.___}
rispondere con [Invio], [Invio];
{Completamento automatico della distinta? (s/n)___}
rispondere inserendo la lettera s e premendo [Invio];
{Tratte dal N.___ al N.___}
rispondere con [Invio], [Invio];
{Completamento automatico della distinta? (s/n)___}
rispondere inserendo la lettera s e premendo [Invio].
Completata questa sequenza appare nuovamente la stessa maschera vuota. È sufficiente premere [Esc] per passare all'ultima maschera.
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Quindi appare la richiesta della data di presentazione, cioè la data della distinta e il numero di copie che si vogliono ottenere.
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La stampa della distinta degli effetti, può essere fatta in prova, oppure in modo definitivo. È sempre bene fare una stampa in prova per verificare che tutto sia come desiderato. Dopo il controllo, è però necessario fare una stampa definitiva, per poter ottenere dopo la stampa degli effetti elencati.
Vendite}, {Emissione effetti} Per ottenere la stampa degli effetti si deve richiamare la funzione {Emissione effetti} dal menù {Vendite}.
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Dal riquadro si deve selezionare la voce {Stampa tratte} oppure {Stampa R.B./rimesse dirette} a seconda della disponibilità di effetti. In pratica, si deve leggere la stampa della distinta effetti per sapere cosa si può stampare. Seguono le maschere relative alle stampe di questi due tipi di effetti.
Nel caso si disponga di ricevute bancarie, si procede con la selezione di {Stampa R.B./rimesse dirette} e si ottiene la maschera seguente:
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Nel caso si disponga di cambiali tratte, si procede con la selezione di {Stampa tratte} e si ottiene la maschera seguente:
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Se gli effetti non vengono stampati, osservare sulla distinta effetti quali sono quelli che si sarebbero dovuti ottenere. |
Una volta stampati gli effetti è possibile aggiornare automaticamente la contabilità come per le fatture, come si mostra nella sezione successiva.
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Contabilità}, {Generazione prima nota da effetti} Quando si emette una tratta si registra in contabilità una registrazione come questa:
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Per fare in modo che sia la procedura a fare questo per gli effetti stampati, occorre spostarsi sul menù {Contabilità} e selezionare la funzione Generazione prima nota da effetti.
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Valgono anche qui tutte le considerazioni fatte per l'analoga funzione { |
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Nel caso particolare delle ricevute bancarie, non si registra la loro emissione: se si riesce a incassarle si può procedere alla registrazione dell'incasso, utilizzando in pratica la lettera d alla voce { |
Vendite}, {Gestione provvigioni} (leggere) Quando vengono stampate le fatture, gli agenti, per merito dei quali è avvenuta la vendita, hanno diritto alla loro provvigione. Con la stampa delle fatture viene aggiornato anche l'archivio delle provvigioni dovute agli agenti.
Per stampare queste provvigioni occorre raggiungere il menù {Vendite} e selezionare la funzione Gestione provvigioni.
Appare il solito riquadro.
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Come si vede esistono anche le voci {Inserimento} e Variazione/annullamento. Si comprende che è quindi possibile emettere una fattura a mano e registrare la provvigione ugualmente.
Nell'esempio che segue si mostra la maschera che appare a seguito di una richiesta di {Stampa con aggiornamento}. Dopo questo tipo di stampa, non è possibile ottenere altre.
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Appunti di informatica libera 2006.07.01 --- Copyright © 2000-2006 Daniele Giacomini -- <daniele (ad) swlibero·org>
Dovrebbe essere possibile fare riferimento a questa pagina anche con il nome gestione_delle_vendite_documenti_di_trasporto_fatture_e_note.htm
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